Ukládání dokumentů do archivu

Objemné archivy papírových dokumentů se složitě organizují a udržují a často je praktické data z těchto archivů vyjmout a uložit je v elektronické formě. Digitální archivy mají mnoho výhod: k dokumentům je snadnější přístup, vyhledávání trvá kratší dobu, archivy zabírají méně místa a stav dokumentů se časem nezhoršuje. Dokumenty v digitálních archivech jsou často ukládány ve formátu PDF/A.

PDF/A je verze formátu PDF bez několika funkcí, včetně kódování, zvukového a video obsahu a odkazům na externí zdroje. Soubory PDF/A obsahují veškerá data, která jsou potřebná, aby mohla být využívána na různých platformách.

Poznámka: Dalším archivačním formátem pro dokumenty je DjVu. Běžně se používá k uchovávání dokumentů, které obsahují obrázky, grafy a vzorce. Více informací o ukládání dokumentů ve formátu DjVu je uvedeno v části "Ukládání elektronických knih".

Ukládání ve formátu PDF/A

Zvolte formát PDF/A pro ukládání, chcete-li vytvořit prohledávatelný dokument, který vypadá jako originál, nebo pokud potřebujete uložit dokument do archivu.

Uložení textu ve formátu PDF/A:

  • V nabídce Soubor klikněte na možnost Uložit dokument jako a poté klikněte na možnost Dokument PDF/A. Můžete také kliknout na šipku vedle tlačítka Uložit v hlavním panelu nástrojů a poté na možnost Uložit jako dokument PDF/A…. Není-li v seznamu zobrazen formát, který potřebujete, klikněte na možnost Uložit v jiných formátech… a poté vyberte požadovaný formát z rozevíracího seznamu Uložit jako typ.

Tip: Další možnosti ukládání jsou k dispozici v dialogovém okně Možnosti: klikněte na položku Nástroje > Možnosti…, klikněte na kartu Uložit a poté klikněte na kartu PDF/A.

Možnosti uložení na této kartě jsou seskupeny do následujících kategorií:

Výchozí velikost papíru

Z rozevíracího seznamu vyberte velikost papíru, která se použije pro ukládání do formátu PDF.

Úsporný režim

V závislosti na účelu, pro který hodláte elektronický dokument použít, vyberte jednu z níže uvedených možností:

  • Pouze text a obrázky

Tato možnost uloží pouze rozpoznaný text a přiřazené obrázky. Tuto stránku bude možné plně prohledávat, velikost souboru PDF bude malá. Vzhled výsledného dokumentu se může od originálu nepatrně lišit.

  • Text nad obrazem stránky

Pomocí této možnosti se ukládá pozadí a obrázky originálu a nad ně se umístí rozpoznaný text. Tento typ dokumentu PDF obvykle vyžaduje na disku více místa než typ Pouze text a obrázky. Výsledný dokument PDF obvykle plně podporuje vyhledávání. V některých případech se vzhled výsledného dokumentu může od originálu nepatrně lišit.

  • Text pod obrazem stránky

Tato možnost uloží obraz celé stránky jako obrázek a umístí pod něj rozpoznaný text. Tato možnost se používá pro vytvoření dokumentu s možností vyhledávání, který vypadá prakticky stejně jako originál.

  • Pouze obraz stránky

Pomocí této možnosti se uloží přesný obraz stránky. Tento typ dokumentu PDF lze od původního dokumentu jen těžko odlišit, v souboru však nebude možné vyhledávání.

V závislosti na vybraném režimu ukládání budou k dispozici některé z následujících možností:

  • Ponechat text a barvu pozadí

Tuto možnost vyberte, pokud chcete při ukládání do souboru PDF zachovat barvu písma a pozadí.

  • Zachovat záhlaví a zápatí

Zachovává záhlaví a zápatí ve výstupním dokumentu.

  • Vytvořit obsah

Tuto možnost zvolte, pokud chcete z nadpisů dokumentu vytvořit tabulku obsahu.

  • Komprimovat obrazy s použitím MRC

Tuto možnost vyberte, pokud chcete v dokumentu s vysokou kompresí zachovat vizuální kvalitu textu a obrázků.

  • Povolit formát Tagged PDF

Tuto možnost vyberte pro přidání PDF tagů do výstupního dokumentu PDF.

Kromě textu a obrázků mohou soubory PDF obsahovat také informace o struktuře dokumentu, například logické celky, obrázky a tabulky. Tyto informace jsou zakódovány v tazích PDF. Soubor PDF s tagy PDF lze přizpůsobit jiné velikosti obrazovky a lze jej zobrazit v ručních přenosných zařízeních.

  • K vyhlazení znaků na obrazech použít ABBYY PreciseScan

Tuto možnost vyberte, chcete-li vyhladit znaky v dokumentu prostřednictvím technologie PreciseScan společnosti ABBYY, aby byly méně rozloženy na body.

Nastavení obrazů

Pokud text obsahuje hodně obrázků nebo pokud zvolíte uložení obrazu stránky společně s rozpoznaným textem, může být výsledný soubor poměrně velký. Chcete-li upravit velikost výsledného souboru a kvalitu obrázků, vyberte jednu z možností v rozevíracím seznamu Nastavení obrazů:

  • Vysoká kvalita (pro tisk)

Vyberte tuto možnost, pokud chcete zachovat kvalitu obrázků nebo obrazu stránky. Bude zachováno původní rozlišení zdrojového obrazu.

  • Vyvážená

Vyberte tuto možnost, pokud chcete zmenšit velikost souboru PDF, ale přitom zachovat přiměřenou kvalitu obrázků nebo obrazu stránky.

  • Kompaktní velikost

Vyberte tuto možnost, pokud chcete vytvořit malý soubor PDF. Rozlišení obrázků a obrazu stránky se sníží na 300 dpi, což ovlivní jejich kvalitu.

  • Vlastní…

Vyberte tuto možnost, pokud chcete vytvořit vlastní nastavení obrázků a obrazu stránky v dialogovém okně Vlastní nastavení.

Tip: Pokud nechcete v rozpoznaném textu zachovat obrázky, ujistěte se, že možnost Zachovat obrázky není zaškrtnuta.

14.01.2020 17:26:18

Please leave your feedback about this article

Usage of Cookies. In order to optimize the website functionality and improve your online experience ABBYY uses cookies. You agree to the usage of cookies when you continue using this site. Further details can be found in our Privacy Notice.