Dokumentide salvestamine arhiivi

Suuri paberdokumentide arhiive on raske korraldada ja säilitada ning sageli on praktiline sellised paberdokumentide arhiivid hoopis digiteerida. Digitaalsetel arhiividel on mimeid eeliseid: dokumendid on lihtsamini juurdepääsetavad, otsingud võtavad vähem aega, arhiivid võtavad vähem ruumi ja dokumentide seisukord ei halvene aja jooksul. Digitaalsete arhiivide dokumente säilitatakse sageli PDF/A-vormingus.

PDF/A on PDF-vormingu versiooniks, mis jätab välja mitmed funktsioonid, kaasa arvatud krüptimine, audio- ja videosisu ning lingid välisallikatele. PDF/A-failid sisaldavad kõiki andmeid, mis on vajalikud nende samal viisil esitamiseks erinevatel platvormidel.

Märkus. DjVu on veel üks dokumentide arhiivimise vorming. Seda kasutatakse tavaliselt selliste dokumentide salvestamiseks, mis sisaldavad pilte, graafikat ja valemeid. Lisateavet dokumentide DjVu vormingus salvestamise kohta vt jaotisest "E-raamatute salvestamine".

Salvestamine PDF/A-vormingus

Vali PDF/A salvestusvorming, kui soovid luua PDF-dokumenti, mis näeb välja nagu originaal või kui pead salvestama dokumendi arhiivis.

Teksti salvestamiseks PDF/A-vormingus toimi järgmiselt.

  • Klõpsa menüüs Fail käsku Salvesta dokument kui, seejärel klõpsa ikooni PDF/A dokument. Võid ka klõpsata noolt nupu Salvesta kõrval põhitööriistaribal ja seejärel klõpsata käsku Salvesta kui PDF/A dokument…. Kui vajalikku vormingut loendis ei kuvata, klõpsa käsku Salvesta muudesse vormingutesse… ja seejärel vali soovitud vorming ripploendist Salvestusvorming.

Näpunäide. Täiendavad salvestussuvandid on saadaval dialoogiboksis Suvandid: vali Tööriistad > Suvandid…, klõpsa vahekaarti Salvesta ja seejärel klõpsa vahekaarti PDF/A.

Selle vahekaardi salvestussuvandid on rühmitatud järgmistesse kategooriatesse.

Vaikepaberisuurus

Vali ripploendist paberisuurus, mida kasutatakse dokumentide salvestamisel PDF-vormingus.

Salvestusviis

Vali üks järgmistest suvanditest olenevalt sellest, kuidas kavatsed elektroonilist dokumenti kasutama hakata:

  • Ainult tekst ja pildid

Selle suvandi puhul salvestatakse ainult tuvastatud tekst ja seotud pildid. Lehekülg on varustatud otsingufunktsiooniga ning PDF-faili maht on väike. Tulemuseks saadava dokumendi ilme võib algsest natuke erineda.

  • Tekst leheküljekujutise kohal

Salvestab lähtedokumendi tausta ja pildid ning paigutab nende kohale tuvastatud teksti. Üldjuhul nõuab see PDF-i tüüp rohkem kettaruumi kui suvandi Ainult tekst ja pildid kasutamisel. Tulemuseks saadav PDF-dokument on varustatud otsingufunktsiooniga. Mõnel juhul võib tulemuseks saadava dokumendi ilme algsest natuke erineda.

  • Tekst leheküljekujutise all

Salvestab kogu leheküljekujutise pildina ja paigutab tuvastatud teksti selle alla. Selle suvandi abil luuakse algse dokumendiga peaaegu identne ning otsingufunktsiooniga varustatud dokument.

  • Ainult leheküljekujutis

Salvestatakse lehekülje täpne kujutis. Seda tüüpi PDF-dokument on peaaegu identne algupärasega, kuid fail pole varustatud otsingufunktsiooniga.

Olenevalt valitud salvestusviisist muutub kättesaadavaks mõni järgmistest suvanditest.

  • Säilita tausta ja teksti värvid

Vali see suvand, kui soovid, et PDF-vormingus salvestamisel säilitataks fondivärv ja taust.

  • Säilita päised ja jalused

Säilitab päised ja jalused väljunddokumendis.

  • Loo sisukord

Vali see suvand, kui soovid luua dokumendi pealkirjadest sisukorda.

  • Tihenda kujutised MRC-ga

Vali see suvand, kui soovid säilitada tihendatud dokumendis teksti ja piltide visuaalset kvaliteeti.

  • Luba sildistatud PDF

Vali see suvand, et lisada PDF-dokumendile PDF-sildid.

Lisaks tekstile ja piltidele võib PDF-fail sisaldada teavet dokumendi struktuuri (nt loogilised osad, pildid ja tabelid) kohta. See teave on kodeeritud PDF-siltidesse. PDF-siltidega varustatud PDF-faili sisu võib erineva suurusega ekraanidel kuvamiseks ümber paigutada ning see on hästi kuvatud ka kaasaskantavatel seadmetel.

  • Rakenda ABBYY PreciseScan märkide silumiseks piltidel

Vali see suvand, et siluda märke dokumendis, kasutades ABBYY PreciseScan tehnoloogiat ja vähendades nende pikseldust.

Kujutise seaded

Tulemuseks saadav fail võib olla üsna suur, kui tekst sisaldab palju pilte või juhul, kui salvestad koos tuvastatud tekstiga ka leheküljekujutise. Tulemuseks saadava faili suuruse ja piltide kvaliteedi reguleerimiseks vali ripploendist Kujutise seaded üks suvand järgmistest:

  • Kõrge kvaliteet (printimise jaoks)

Vali see suvand, et säilitada piltide või leheküljekujutise kvaliteeti. Säilitatakse lähtekujutise algne eraldusvõime.

  • Tasakaalustatud

Vali see suvand, et vähendada PDF-faili suurust ja hoida piltide või leheküljekujutise kvaliteet mõistlikult kõrgel tasemel.

  • Kompaktne suurus

Vali see suvand, et saada väiksemahuline PDF-fail. Piltide ja leheküljekujutiste eraldusvõime vähendatakse 300 dpi-ni (see mõjutab nende kvaliteeti).

  • Kohandatud…

Vali see suvand, et dialoogiboksis Kohandatud seadistused piltide ja leheküljekujutise sätteid muuta.

Näpunäide. Kui sa ei soovi pilte tuvastatud teksti sees säilitada, veendu et suvand Säilita pildid pole valitud.

11/2/2018 5:31:18 PM


Please leave your feedback about this article