Ukladanie dokumentov do archívu

Veľké archívy papierových dokumentov sa ťažko organizujú a spravujú, a často býva praktické vybrať údaje z týchto archívov a uložiť ich v digitálnej podobe. Digitálne archívy majú množstvo výhod: dokumenty sú ľahšie prístupné, hľadanie je oveľa rýchlejšie, archív zaberá menej miesta a dokumenty sa časom neznehodnocujú. Dokumenty sa v digitálnych archívoch často uchovávajú vo formáte PDF/A.

PDF/A je verzia formátu PDF, ktorá vypúšťa niektoré funkcie, vrátane šifrovania, zvukového a video obsahu a prepojenia na externé zdroje. Súbory PDF/A obsahujú všetky údaje potrebné na to, aby sa na rôznych platformách vykresľovali rovnako.

Poznámka: DjVu je ďalší formát na archiváciu dokumentov. Bežne sa používajú na uchovávanie dokumentov, ktoré obsahujú veľa obrázkov, grafov a vzorcov. Podrobnosti o ukladaní dokumentov vo formáte DjVu sú uvedené v časti "Ukladanie elektronických kníh".

Ukladanie vo formáte PDF/A

Vyberte si formát ukladania PDF/A, ak chcete vytvoriť prehľadávateľný dokument PDF, ktorý vyzerá ako originál alebo ak potrebujete uložiť svoj dokument do archívu.

Uloženie textu vo formáte PDF/A:

  • V ponuke Súbor kliknite na možnosť Uložiť dokument ako a kliknite na Dokument PDF/A. Alternatívne kliknite na šípku vedľa tlačidla Uložiť na hlavnom paneli nástrojov a vyberte možnosť Uložiť ako dokument PDF/A…. Ak v zobrazenom zozname nie je formát, ktorý potrebujete, kliknite na Uložiť v iných formátoch… a v rozbaľovacom zozname Uložiť ako typ vyberte požadovaný formát.

Tip: Ďalšie možnosti ukladania sú dostupné v dialógovom okne Možnosti: kliknite na Nástroje > Možnosti…, kliknite na kartu Uložiť a potom kliknite na kartu PDF/A.

Možnosti ukladania sú na tejto karte zoskupené v nasledujúcich kategóriách:

Predvolená veľkosť papiera

V rozbaľovacom zozname si vyberte tú veľkosť papiera, ktorú chcete použiť na uloženie dokumentov vo formáte PDF.

Režim ukladania

Podľa toho, akým spôsobom chcete používať elektronický dokument, vyberte jednu z nasledujúcich možností:

  • Len text a obrázky

Táto možnosť uloží iba rozpoznaný text a pridružené obrázky. Na stránke sa bude dať vyhľadávať a veľkosť súboru PDF bude malá. Vzhľad výsledného dokumentu sa môže od originálu mierne líšiť.

  • Text nad obrazom strany

Táto možnosť uloží pozadie a obrázky pôvodného dokumentu a rozpoznaný text uloží nad ne. Tento typ dokumentu PDF obvykle vyžaduje viac miesta na disku ako typ so zvolenou možnosťou Len text a obrázky. Vo výslednom dokumente PDF je možné vyhľadávať bez obmedzenia. V niektorých prípadoch sa môže vzhľad výsledného dokumentu mierne líšiť od originálu.

  • Text pod obrazom strany

Táto možnosť uloží snímku celej strany ako obrázok a rozpoznaný text umiestni podeň. Túto možnosť použite na vytvorenie dokumentu, ktorý vyzerá prakticky rovnako ako originál, a je v ňom možné vyhľadávať bez obmedzení.

  • Len obraz strany

Táto možnosť uloží presný obraz strany. Tento typ dokumentu PDF bude temer na nerozoznanie od originálu, ale v súbore sa nebude dať vyhľadávať.

V závislosti od zvoleného režimu ukladania budú dostupné nasledujúce možnosti:

  • Zachovať farbu textu a pozadia

Túto možnosť vyberte vtedy, keď chcete pri ukladaní dokumentu vo formáte PDF zachovať farbu textu a pozadia.

  • Zachovať hlavičky a päty

Zachová hlavičky a päty vo výstupnom dokumente.

  • Vytvoriť obsah

Túto možnosť vyberte, ak chcete z nadpisov v dokumente vytvoriť obsah.

  • Komprimovať snímky pomocou MRC

Túto možnosť vyberte vtedy, ak chcete zachovať vizuálnu kvalitu textu a obrázkov v dokumente s vysokým stupňom kompresie.

  • Povoliť PDF s tagmi

Túto možnosť vyberte, ak chcete pridať do výstupného dokumentu PDF značky PDF (tagy).

Okrem textu a obrázkov môžu súbory PDF obsahovať aj informácie o štruktúre dokumentu, ako napríklad o logických častiach, o obrázkoch a tabuľkách. Táto informácia je zakódovaná v značkách PDF. Súbor PDF so značkami (tagmi) PDF môže byť opätovne naliaty na stránku tak, aby zodpovedal rôznym veľkostiam obrazovky a zobrazoval sa správne aj na osobných prenosných zariadeniach.

  • Na vyhladenie znakov v snímkach použiť ABBYY PreciseScan

Túto možnosť vyberte vtedy, ak chcete vyhladiť znaky v dokumente použitím technológie PreciseScan spoločnosti ABBYY, ktorá redukuje ich pixlovú členitosť.

Nastavenia snímky

Ak text obsahuje veľký počet obrázkov alebo ak chcete uložiť snímku strany spolu s rozpoznaným textom, výsledný súbor môže byť pomerne veľký. Ak chcete nastaviť veľkosť výsledného súboru a kvalitu obrázkov, vyberte jednu z možností rozbaľovacieho zoznamu Nastavenia snímky:

  • Vysoká kvalita (pre tlač)

Túto možnosť vyberte, ak chcete zachovať kvalitu obrázkov alebo snímky strany. Zachová sa pôvodné rozlíšenie zdrojovej snímky.

  • Vyvážené

Túto možnosť vyberte, ak chcete znížiť veľkosť súboru PDF a súčasne zachovať pomerne vysokú kvalitu obrázkov alebo snímky strany.

  • Kompaktná veľkosť

Túto možnosť vyberte, ak chcete získať čo najmenší súbor PDF. Rozlíšenie obrázkov a snímky strany sa zníži na 300 dpi, čo ovplyvní ich výslednú kvalitu.

  • Vlastné…

Túto možnosť vyberte, ak chcete ručne nastaviť kvalitu obrázkov a snímky strany v dialógovom okne Vlastné nastavenia.

Tip: Ak nechcete ponechať obrázky v rozpoznanom texte, uistite sa, že nie je vybratá možnosť Zachovať obrázky.

14.01.2020 17:26:21

Please leave your feedback about this article

Usage of Cookies. In order to optimize the website functionality and improve your online experience ABBYY uses cookies. You agree to the usage of cookies when you continue using this site. Further details can be found in our Privacy Notice.