Zapisywanie dokumentów w archiwum

Duże archiwa papierowych dokumentów są trudne w organizacji i utrzymaniu i dlatego często lepiej jest dane przechowywać w formie cyfrowej. Archiwa cyfrowe mają wiele zalet: łatwiejszy dostęp do dokumentów, szybsze przeszukiwanie informacji, zajmowanie mniej miejsca oraz nie niszczenie się dokumentów z czasem. Dokumenty w archiwach cyfrowych są często przechowywane w formacie PDF/A.

PDF/A to wersja formatu PDF pozbawiona niektórych właściwości, takich jak szyfrowanie, treść audio i wideo oraz łącza do zasobów zewnętrznych. Pliki PDF/A zawierają wszystkie rodzaje danych, które są potrzebne do renderowania ich w taki sam sposób na różnych platformach.

Uwaga: format DjVu to również format archiwizacji dokumentów. Wykorzystuje się go powszechnie do przechowywania dokumentów zawierających dużo grafik, wykresów i wzorów. Więcej informacji na temat dokumentów w formacie DjVu znajduje się w części „Zapisywanie książek elektronicznych”.

Zapisywanie w formacie PDF/A

Aby utworzyć dokument PDF z możliwością przeszukiwania oraz zachowaniem jakości wizualnej oryginału lub dokument do przechowywania w archiwum, wybierz format PDF/A.

Aby zapisać tekst w formacie PDF/A:

  • W menu Plik kliknij polecenie Zapisz dokument jako, a następnie wybierz opcję Dokument PDF/A. Można też kliknąć strzałkę znajdującą się obok przycisku Zapisz na głównym pasku narzędzi i wybrać polecenie Zapisz jako dokument PDF/A…. Jeżeli potrzebnego formatu nie ma na liście, kliknij polecenie Zapisz w innych formatach…, po czym wybierz odpowiedni format z listy rozwijanej Zapisz jako typ.

Podpowiedź: dodatkowe opcje zapisu są dostępne w oknie dialogowym Opcje: kliknij polecenie Narzędzia > Opcje…, przejdź na kartę Zapisywanie, a następnie kliknij kartę PDF/A.

Opcje zapisu znajdujące się na tej karcie są podzielone na następujące kategorie:

Domyślny rozmiar papieru

Można wybrać rozmiar papieru, który będzie używany do zapisu w formacie PDF.

Tryb zapisu

W zależności od planowanego sposobu ponownego użycia dokumentu elektronicznego, należy wybrać jedną z poniższych opcji:

  • Tylko teksty i grafika

Wybór tej opcji pozwala na zapisanie tylko rozpoznawanego tekstu i związanych z nim obrazów. Będzie można przeszukiwać stronę, a rozmiar pliku PDF będzie niewielki. Wygląd dokumentu wynikowego może różnić się nieznacznie od oryginału.

  • Tekst na tle obrazu strony

Wybór tej opcji umożliwia zapisanie tła i grafiki oryginalnego dokumentu oraz umieszczenie nad nimi rozpoznanego tekstu. Zwykle ten typ pliku PDF wymaga więcej miejsca na dysku niż typ Tylko teksty i grafika. Utworzony dokument PDF można przeszukiwać. W niektórych przypadkach wygląd utworzonego dokumentu może różnić się nieznacznie od oryginału.

  • Tekst pod graficznym obrazem strony

Wybór tej opcji umożliwia zapisanie całego obrazu strony jako obrazu i umieszczenie pod nim rozpoznanego tekstu. Opcji tej należy użyć w celu utworzenia dokumentu, który będzie wyglądał tak samo jak oryginał, ale ma być w pełni przeszukiwalny.

  • Tylko rysunki

Wybór tej opcji pozwala na zapisanie dokładnego obrazu strony. Ten typ dokumentu PDF nie będzie widocznie różnił się od oryginału, ale nie będzie go można przeszukiwać.

W zależności od wybranego trybu zapisu dostępne będą niektóre z poniższych opcji:

  • Zachowaj kolor tekstu i tła

Wybierz tę opcję, jeśli podczas zapisu w formacie PDF kolor czcionek i tła mają zostać zachowane.

  • Zachowaj nagłówki i stopki

Wybór tej opcji pozwala na zachowanie nagłówków i stopek w dokumencie wynikowym.

  • Utwórz spis treści

Wybierz tę opcję, aby utworzyć spis treści z nagłówków w dokumencie.

  • Skompresuj obrazy przy użyciu technologii MRC

Wybierz tę opcję, aby zachować wizualną jakość tekstu i obrazów w wysoce skompresowanym dokumencie.

  • Dodaj znaczniki PDF

Wybierz tę opcję, aby dodać znaczniki PDF do wynikowego dokumentu PDF.

Oprócz tekstu i obrazów pliki PDF mogą zawierać informacje o strukturze dokumentu, takie jak części logiczne, obrazy i tabele. Te informacje są zakodowane w znacznikach PDF. Plik PDF ze znacznikami PDF może być dopasowywany do różnych rozmiarów ekranu i dobrze się wyświetla na urządzeniach przenośnych.

  • Użyj technologii ABBYY PreciseScan, aby wygładzić znaki na obrazie

Wybierz tę opcję, aby wygładzić znaki w dokumencie przy użyciu technologii PreciseScan firmy ABBYY.

Ustawienia obrazu

Jeśli tekst zawiera dużo grafik lub zostanie wybrana opcja zapisania obrazu strony wraz z rozpoznanym tekstem, to utworzony plik może być bardzo duży. W celu ustawienia rozmiaru pliku i jakości grafik, użyj opcji z listy rozwijanej Ustawienia obrazu:

  • Wysoka jakość (wydruk)

Wybierz tę opcję, aby zachować jakość grafik lub obrazu strony. Rozdzielczość obrazu źródłowego zostanie zachowana.

  • Zbalansowany

Wybierz tę opcję, aby zmniejszyć rozmiar pliku PDF i jednocześnie utrzymać dość wysoką jakość grafik lub obrazu strony.

  • Zmniejszony

Wybierz tę opcję, aby otrzymać plik PDF o niewielkim rozmiarze. Rozdzielczość grafik i obrazu strony zostanie zmniejszona do 300 dpi, co będzie miało wpływ na ich jakość.

  • Niestandardowa…

Wybierz tę opcję, jeśli chcesz użyć własnych ustawień grafiki i obrazu strony w oknie dialogowym Ustawienia użytkownika.

Podpowiedź: jeśli nie ma potrzeby zachowania grafik w rozpoznanym tekście, usuń zaznaczenie opcji Zachowaj obrazy.

1/14/2020 5:26:20 PM


Please leave your feedback about this article