Sådan gemmer du dokumenter til et arkiv

Store arkiver af papirdokumenter er svære at organisere og vedligeholde, og det er ofte praktisk at tage data fra disse arkiver og lagre dem digitalt. Digitale arkiver har mange fordele: dokumenter er nemmere at få adgang til, søgninger tager meget mindre tid, arkivet fylder mindre, og dokumenterne forringes ikke med tiden. Dokumenter i digitale arkiver er ofte gemt i PDF/A-format.

PDF/A er en version af PDF-format, der udelader flere funktioner, herunder kryptering, lyd- og videoindhold samt links til eksterne kilder. PDF/A-filer indeholder alle nødvendige oplysninger for at de kan vises på samme måde på forskellige platforme.

Bemærk: DjVu er endnu et arkiveringsformat for dokumenter. Det er almindeligt anvendt til lagring af dokumenter der indeholder mange billeder, grafer og formler. Se "Sådan gemmer du e-bøger" for mere om hvordan du gemmer dokumenter i DjVu.

Sådan gemmer du i PDF/A

Vælg PDF/A-format til at gemme dine filer i, hvis du vil oprette et søgbart PDF-dokument, der ligner originalen eller hvis du har behov for at gemme dit dokument i et arkiv.

Sådan gemmes din tekst i PDF/A:

  • I menuen Filer skal du klikke på Gem dokument som og klik derefter på PDF/A-dokument. Alternativt kan du klikke på pilen ved siden af knappen Gemhovedværktøjslinjen og derefter klikke på Gem som PDF/A-dokument…. Hvis det format, du skal bruge, ikke er vist på listen, skal du klikke på Gem i andre formater… og vælg derefter det ønskede format i rullelisten Gem som type.

Tip: Yderligere indstillinger for at gemme er tilgængelige i dialogboksen Muligheder: klik på Funktioner > Indstillinger…, klik på Gem-fanen, og klik derefter på fanen PDF/A.

Indstillingerne på denne fane er inddelt i følgende kategorier:

Standard papirstørrelse

Vælg papirstørrelsen der skal bruges, når du gemmer dokumenter i PDF-format på rullelisten.

Gem-tilstand

Vælg en af følgende indstillinger, alt efter hvordan du planlægger at bruge det elektroniske dokument:

  • Kun tekst og billeder

Denne indstilling gemmer kun genkendt tekst og tilhørende billeder. Siden vil være fuldt søgbar, og størrelsen på PDF-filen vil være lille. Det endelige dokuments udseende kan være lidt anderledes end originalen.

  • Tekst for side billede

Denne indstilling gemmer baggrund og billeder fra det oprindelige dokument og placerer den genkendte tekst hen over dem. Normalt kræver denne PDF-type mere diskplads end Kun tekst og billeder. Der kan søges i det endelige PDF-dokument. I nogle tilfælde kan udseendet på det endelige dokument være lidt anderledes end originalen.

  • Tekst under side billede

Denne indstilling gemmer hele sidebilledet som et billede og placerer genkendt tekst nedenunder. Brug denne indstilling til at oprette et dokument med fuldtekstsøgning, der næsten ser ud som originalen.

  • Kun side billede

Denne indstilling gemmer sidens billede nøjagtigt. Man kan næsten ikke skelne denne form for PDF-dokument fra originalen, men der kan ikke søges i filen.

Afhængigt af hvilken tilstand du vælger at gemme i, vil nogle af følgende indstillinger blive tilgængelige:

  • Behold tekst -og baggrunds farver

Vælg denne indstilling for at beholde skrifttypefarve og baggrund, når der gemmes i PDF.

  • Behold sidehoveder og sidefødder

Beholder sidehoveder og sidefødder i outputdokumentet.

  • Opret indholdsfortegnelse

Vælg denne mulighed, hvis du ønsker at oprette en indholdsfortegnelse fra dokumentoverskrifter.

  • Komprimer billeder med MRC

Vælg denne indstilling for at beholde teksten og billedernes visuelle kvalitet i et meget komprimeret dokument.

  • Aktiverer kodet PDF

Vælg denne indstilling for at tilføje PDF-koder til PDF-outputdokumentet.

Bortset fra tekst og billeder kan PDF-filer indeholde oplysninger om dokumentstrukturen, f.eks. logiske dele, billeder og tabeller. Disse oplysninger er kodet i PDF-koder. En PDF-fil med PDF-koder kan blive ændret, så det passer til forskellige skærmstørrelser og vises godt på håndholdte enheder.

  • Brug ABBYY PreciseScan til at udjævne tegn på billeder

Vælg denne indstilling for at udjævne tegn på i dokument med ABBYY's PreciseScan teknologi, hvilket gør dem mindre pixeleret.

Billedindstillinger

Den endelige fil kan blive ganske stor, hvis din tekst indeholder en masse billeder, eller hvis du vælger at gemme sidebilledet sammen med den genkendte tekst. For at justere den endelige fils størrelse og billedernes kvalitet skal du vælge en af mulighederne på rullelisten Billedindstillinger:

  • Høj kvalitet (til udskrivning)

Vælg denne mulighed for at bevare kvaliteten af billederne eller sidebilledet. Kildebilledets oprindelige opløsning bliver bevaret.

  • Balanceret

Vælg denne mulighed for at reducere PDF-filens størrelse, mens billedernes eller sidebilledets kvalitet holdes på et forholdsvist højt niveau.

  • Kompakt størrelse

Vælg denne mulighed for at få en lille PDF-fil. Billedernes og sidebilledets opløsning bliver reduceret til 300 dpi, hvilket påvirker kvaliteten.

  • Tilpasset…

Vælg denne mulighed for at foretage dine egne billed- og sidebilledindstillinger i dialogboksen Brugerdefinerede indstillinger.

Tip: Hvis du ikke vil gemme billederne i den genkendte tekst, skal du sørge for, at afkrydsningsfeltet Behold billeder ikke er markeret.

1/14/2020 5:26:18 PM


Please leave your feedback about this article