將文件儲存到存檔

紙張文件的大型存檔難以組織和維護,因此通常會從這些檔案中提取資料並儲存為數位化形式。數位存檔有很多優點:文件存取更容易,搜尋更省時,檔案佔用空間更小並且文件不會隨時間的累積而損壞。數位存檔中的文件通常以 PDF/A 格式儲存。

PDF/A 是 PDF 格式的版本之一,其中刪除了多種功能,包括加密、音訊和視訊內容以及外部資源的連結。PDF/A 檔包含所有必要的資料,以便在不同的平台以相同的方式顯示。

注意:DjVu 是另一種文件存檔格式。通常用於儲存包含大量圖像、圖表和公式的文件。有關使用 DjVu 儲存文件的更多諮詢,請參閱「儲存電子圖書」。

以 PDF/A 格式儲存

如果您需要建立看起來像源文件的可搜尋 PDF 文件,或您需要將文件儲存在存檔中,請選擇 PDF/A 儲存格式。

若要以 PDF/A 格式儲存文字︰

  • 檔案功能表上,按一下文件另存為,然後按一下 PDF/A 文件。或者,按一下主工具列儲存按鈕旁邊的箭頭,然後按一下另存為 PDF/A 文件…。如果您需要的格式未顯示在清單中,請按一下儲存為其他格式…,然後從另存新檔類型下拉清單中選擇所需格式。

提示:可使用選項對話方塊中的其他儲存選項:按一下工具 > 選項…,按一下 儲存標籤,然後按一下 PDF/A 標籤。

在此標籤內的儲存選項按以下類別分組︰

預設紙張大小

將文件儲存為 PDF 格式時,從下拉清單中選擇需要使用的紙張尺寸。

儲存模式

根據您計劃的電子文件使用方式,在以下選項中選擇以下其中一個選項︰

  • 僅文字和圖片

此選項僅儲存辨識的文字和關聯的圖像。頁面可完全搜尋,PDF 檔案大小非常小。產生的文件的外觀可能與原始文件略有差異。

  • 頁面影像之上的文字

此選項將儲存原始文件的背景和圖像,並在之上放置可識別文字。通常,此 PDF 類型比僅文字和圖片佔用更多磁碟空間。產生的 PDF 文件是完全可搜尋的文件。在有限情況下,產生的文件的外觀可能與原始文件略有差異。

  • 頁面影像之下的文字

此選項將整個頁面影像作為一張圖像儲存,並在之下放置可識別文字。使用此選項建立完全可搜尋的文件,與原始文件看起來別無二樣。

  • 僅頁面影像

此選項準確儲存頁面上的影像。這種類型的 PDF 文件與原始文件沒有任何出入,但是檔案不能搜尋。

根據選擇的儲存模式,下面的一些選項將會可用︰

  • 保留文字和背景色彩

選擇此選項在儲存至 PDF 時,保留字型顏色和背景。

  • 保留頁首和頁尾

保留輸出文件的標頭和標尾。

  • 建立目錄

如果您想要從文件標題建立目錄,則選取該選項。

  • 使用 MRC 壓縮圖像

選擇此選項在高度壓縮文件中,保留文件和圖像的視覺品質。

  • 啟用標記的 PDF

選擇此選項新增 PDF 標籤至輸出 PDF 文件。

與文字和圖像不同,PDF 檔案可包含文件結構資訊,例如邏輯部分、圖像和表格。資訊以 PDF 標籤編碼。帶 PDF 標籤的 PDF 檔案可以回流以適應不同大小的螢幕,在手持裝置中顯示良好。

  • 應用 ABBYY ABBYY PreciseScan 以使圖像上的字元平滑

選擇此選項使用 ABBYY 的 PreciseScan 技術使文件上的字元平滑,減少圖元化現象。

影像設定

如果文字包含很多圖像或者如果您選擇與辨識的文字一同儲存頁面影像,那麼產生的檔案可能相當大。若要調整產生檔案的大小和圖像的品質,請從影像設定下拉式清單中選取其中一個選項:

  • 高品質 (用於列印)

選取該選項以保留圖像或頁面影像的品質。來源影像的原始解析度將被保留。

  • 已平衡

選取該選項以降低 PDF 檔案的大小,同時將圖像和頁面影像的品質保持在較高的色階。

  • 壓縮大小

選取該選項以獲得較小的 PDF 檔案。圖像和頁面影像的解析度將被降至 300 dpi,影響其品質。

  • 自訂…

選取該選項可在自訂設定對話方塊中自行設定圖像和頁面影像。

提示:如果您不想在辨識文字中保留圖像,請確保不要選擇保留圖像選項。

1/14/2020 5:26:22 PM


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