Запис на документи в архив

Трудно е да се организират и поддържат големи архиви от хартиени документи и често е практично данните от тези архиви да се съхраняват електронно. Цифровите архиви имат много предимства: документите са лесни за достъп, търсенето отнема много по-малко време, архивите заемат по-малко място и състоянието на документите не се влошава с времето. Документите в цифровите архиви често се съхраняват в PDF/A формат.

PDF/A е версия на PDF формата, която изпуска някои функции, включително криптиране, аудио и видео съдържание и връзки към външни източници. PDF/A файловете съдържат всички необходими данни за извличането им по същия начин на различни платформи.

Забележка: DjVu е още един формат за архивиране на документи. Той се използва често за съхраняване на документи, които съдържат много снимки, графики и формули. Вижте "Запис на електронни книги" за повече информация относно запис на документи в DjVu.

Запис в PDF/A

Изберете формат за запис PDF/A, ако искате да създадете PDF документ с възможности за търсене, който изглежда като оригиналния документ, или ако трябва да съхранявате документа в архив.

За да запишете своя текст в PDF/A:

  • От меню Файл щракнете върху Запиши документа като и после върху PDF/A документ. Или щракнете върху стрелката до бутона Запиши в главната лента с инструменти и изберете Запиши като PDF/A документ…. Ако форматът, който Ви трябва, не е показан в списъка, щракнете върху Запис в други формати… и изберете желания формат от падащия списък Запис като тип.

Съвет: В диалогов прозорец Опции са налични допълнителни опции за запис: изберете Инструменти > Опции…, щракнете върху раздел Запис и щракнете върху раздел PDF/A.

Опциите за запис в този раздел са групирани в следните категории:

Размер на страница по подразбиране

Изберете размера на страницата, който ще се използва за запис на документи в PDF, от падащия списък.

Режим на запис

В зависимост от начина, по който планирате да използвате своя електронен документ, изберете една от следните опции:

  • Само текст и картинки

Тази опция записва само разпознатия текст и свързаните изображения. В страницата ще може да се извършва търсене и размерът на PDF файла ще е малък. Видът на получения документ може леко да се различава от оригинала.

  • Текст над изображението на страницата

Тази опция записва фона и изображенията от оригиналния документ и поставя разпознатия текст върху тях. Обикновено този PDF тип изисква повече дисково пространство, отколкото Само текст и картинки. В получения PDF документ може да се извършва търсене. В някои случаи видът на получения документ може леко да се различава от оригинала.

  • Текст под изображението на страницата

Тази опция записва цялото изображение на страницата като изображение и поставя разпознатия текст под него. Използвайте тази опция, за да създадете документ, в който може да се извършва търсене и който изглежда буквално като оригинала.

  • Само изображение на страница

Тази опция записва точното изображение на страницата. Този тип PDF документ ще бъде буквално неразличим от оригинала, но във файла няма да може да се извършва търсене.

В зависимост от режима на запис, който сте избрали, може да са налични някои от следните опции:

  • Запази цвета на текста и фона

Изберете тази опция, за да запазите цвета на шрифта и фона при запис в PDF.

  • Запази горни и долни колонтитули

Запазва горните и долни колонтитули в изходния документ.

  • Създаване на съдържание

Изберете тази опция, ако желаете да създадете съдържание от заглавията на документа.

  • Компресирай изображения с MRC

Изберете тази опция, за да запазите визуалното качество на текста и изображенията в силно компресиран документ.

  • Разреши PDF файл с тагове

Изберете тази опция, за да добавите PDF тагове в изходния PDF документ.

Освен текста и изображенията, PDF файловете могат да съдържат информация за структурата на документа, като логически части, изображения и таблици. Тази информация е кодирана в PDF тагове. PDF файл с PDF тагове може да бъде мащабиран за различни размери екрани и ще се вижда добре на преносими устройства.

  • Приложи ABBYY PreciseScan за изглаждане на символи в изображения

Изберете тази опция, за да изгладите символите в документа с технологията на ABBYY PreciseScan, която ги прави по-малко пикселирани.

Настройки на изображения

Полученият файл може да е доста голям, ако Вашият текст съдържа много снимки или ако изберете да запишете изображението на страницата заедно с разпознатия текст. За да регулирате размера на получения файл и качеството на снимките, изберете една от опциите в падащия списък Настройки на изображения.

  • Високо качество (за отпечатване)

Изберете тази опция, за да запазите качеството на снимките или на изображението на страницата. Оригиналната резолюция на източника ще се запази.

  • Балансиран

Изберете тази опция, за да намалите размера на PDF файла, като запазите качеството на снимките или на изображението на страницата на приемливо високо ниво.

  • Компактен размер

Изберете тази опция, за да получите малък по размер PDF файл. Резолюцията на снимките и на изображението на страницата ще бъде намалена до 300 dpi, което ще се отрази на качеството им.

  • Потребителски размер…

Изберете тази опция, за да направите собствени настройки за снимки и изображение на страница в диалоговия прозорец Потребителски настройки.

Съвет: Ако не желаете да запазите изображенията в разпознатия текст, уверете се, че опцията Запази изображенията не е избрана.

1/14/2020 5:26:18 PM


Please leave your feedback about this article