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Speichern im PDF-Format

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PDF ist ein weit verbreitetes Format für elektronische Dokumente. PDF-Dokumente werden auf verschiedenen Computern gleich angezeigt, können mit Passwörtern geschützt werden und eignen sich optimal für die Speicherung in elektronischen Archiven.

So speichern Sie den Text im PDF-Format:

  • Klicken Sie auf der Hauptsymbolleiste auf den Pfeil neben der Schaltfläche Speichern und klicken Sie dann auf Als PDF-Dokument speichern…. Befindet sich das von Ihnen benötigte Format nicht in der Liste, wählen Sie In anderen Formaten speichern… und wählen Sie dann aus der Dropdownliste Als Typ speichern das gewünschte Format aus. Alternativ klicken Sie im Menü Datei auf Dokument speichern unter und klicken Sie dann auf PDF-Dokument.

Tipp: Im Dialogfeld Optionen stehen weitere Speicheroptionen zur Verfügung: klicken Sie auf Extras > Optionen…, klicken Sie auf die Registerkarte Speichern und klicken Sie dann auf die Registerkarte PDF.

Die Speicheroptionen auf dieser Registerkarte sind folgenden Kategorien zugeordnet:

Standardpapiergröße

Legen Sie in der Dropdown-Liste die Papiergröße fest, die beim Speichern im PDF-Format verwendet werden soll.

Speichermodus

Wählen Sie je nachdem, wie Sie das elektronische Dokument verwenden möchten, eine der folgenden Optionen:

  • Nur Text und Bilder

Mit dieser Option werden nur der erkannte Text und die verknüpften Bilder gespeichert. Die resultierende Seite kann vollständig durchsucht werden, und die zugehörige PDF-Datei ist nicht groß. Im Aussehen kann sich das Ausgabedokument geringfügig vom Original unterscheiden.

  • Text über dem Seitenbild

Speichert den Hintergrund und die Bilder des Originaldokuments und positioniert den erkannten Text darüber. Dieser PDF-Dateityp beansprucht mehr Speicherplatz als der Modus Nur Text und Bilder. Die Ausgabedatei kann vollständig durchsucht werden. In einigen Fällen kann sich das Ausgabedokument geringfügig vom Original unterscheiden.

  • Text unter dem Seitenbild

Speichert das gesamte Seitenbild als Bild und positioniert den erkannten Text darunter. Mit dieser Option erstellen Sie ein vollständig durchsuchbares Dokument, das dem Original weitestgehend gleicht.

  • Nur Seitenbild

Speichert das genaue Bild der Seite. Das resultierende PDF-Dokument ist vom Original nicht zu unterscheiden, kann jedoch nicht durchsucht werden.

Je nach ausgewähltem Speichermodus sind auch die folgenden Optionen verfügbar:

  • Text- und Hintergrundfarben übernehmen

Mit dieser Option werden Schrift- und Hintergrundfarbe des Originals bei der Speicherung als PDF-Dokument beibehalten.

  • Kopf- und Fußzeilen beibehalten

Kopf- und Fußzeilen werden im Ausgabedokument beibehalten.

  • Inhaltsverzeichnung erstellen

Wählen Sie diese Option, wenn Sie aus den Dokumentüberschriften ein Inhaltsverzeichnis erstellen möchten.

  • Tagged PDF aktivieren

Mit dieser Option werden PDF-Tags zur Ausgabe des PDF-Dokuments hinzugefügt.

Neben Text und Bildern können PDF-Dateien auch Informationen zur Dokumentstruktur – logische Bestandteile, Bilder, Tabellen – enthalten. Diese Informationen sind als PDF-Tags kodiert. PDF-Dateien, die PDF-Tags enthalten, können an unterschiedliche Bildschirmgrößen angepasst und problemlos auf Handheld-Geräten angezeigt werden.

  • Bilder mit MRC (Mixed Raster Content) komprimieren

Mit dieser Option behalten Sie die visuelle Qualität des Texts und der Bilder in einem stark komprimierten Dokument bei.

  • ABBYY PreciseScan für das Glätten von Zeichen in Bildern anwenden

Wählen Sie diese Option zur Glättung von Zeichen im Dokument mithilfe der PreciseScan-Technologie, was sie weniger pixelig aussehen lässt.

Bildeinstellungen

Die resultierenden Dateien können unter Umständen sehr groß werden, wenn Ihr Text viele Bilder enthält oder wenn Sie das Seitenbild gemeinsam mit dem erkannten Text speichern. Um die Größe des resultierenden Bildes und die Qualität der Bilder anzupassen, wählen Sie eine der Optionen aus der Dropdownliste Bildeinstellungen.

  • Beste Qualität (Quelbildauflösung)

Wählen Sie diese Option, um die Qualität der Bilder oder des Seitenbildes beizubehalten. Die ursprüngliche Auflösung des Quellbildes wird beibehalten.

  • Ausgewogen

Wählen Sie diese Option, um die Größe der PDF-Datei zu reduzieren, während die Qualität der Bilder oder des Seitenbildes auf einem angemessen hohen Niveau bleibt.

  • Kompakte Größe

Wählen Sie diese Option, um eine kleine PDF-Datei zu erhalten. Die Auflösung der Bilder und des Seitenbildes wird auf 300 dpi reduziert, was sich auf die Qualität auswirkt.

  • Benutzerdefiniert…

Wählen Sie diese Option, um im Dialogfeld Benutzerdefinierte Einstellungen Ihre eigenen Bild- und Seitenbildeinstellungen vorzunehmen.

Tipp: Wenn Sie die Bilder im erkannten Text nicht speichern möchten, achten Sie darauf, dass die Option Bilder behalten deaktiviert ist..

Schriftarteneinstellungen

Beim Speichern von Texten im PDF-Format können Sie entweder die Adobe-Schriftarten oder die Windows-Schriftarten, die auf Ihrem Rechner installiert sind, verwenden. Um die zu verwendende Schriftartenkombination festzulegen, wählen Sie in der Dropdown-Liste eine der folgenden Optionen:

  • Vordefinierte Schriftarten verwenden

Für die PDF-Datei werden Adobe-Schriftarten verwendet, beispielsweise: Times New Roman, Arial, Courier New.

  • Windows-Schriftarten verwenden

Für die Datei werden die auf Ihrem Computer installierten Windows-Schriftarten verwendet.

Um Schriftwarten in das PDF-Dokument einzubetten, wählen Sie die Option Eingebettete Schriftarten. So wird gewährleistet, dass die Schriftarten des Dokuments auf allen Computern gleich aussehen, was aber auch die Größe der resultierenden Datei erhöht. Die Option Eingebettete Schriftarten ist nur dann verfügbar, wenn die Option Nur Text und Bilder oder Text über dem Seitenbild ausgewählt ist.

PDF-Sicherheitseinstellungen

Sie können Kennwörter für das PDF-Dokument festlegen, sodass Unbefugte es nicht öffnen, drucken oder bearbeiten können. Um PDF-Sicherheitseinstellungen zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche PDF-Sicherheitseinstellungen… und wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld aus, wie Ihr Dokument geschützt werden soll.

  • Öffnungskennwort

Dieses Kennwort schützt das PDF-Dokument vor unberechtigtem Öffnen. Der Benutzer kann das Dokument erst nach Eingabe des vom Autor festgelegten Kennworts öffnen.

So legen Sie ein Kennwort für Ihr Dokument fest:

  1. Wählen Sie die Option Kennwort erforderlich, um Dokument zu öffnen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche .
  3. Geben Sie im Dialogfeld Öffnungskennwort eingeben ein Kennwort ein, und bestätigen Sie es.

Das Kennwort wird in Form von Punkten im Feld Kennwort zum Öffnen des Dokuments des Dialogfelds PDF-Sicherheitseinstellungen angezeigt.

  • Berechtigungskennwort

Dieses Kennwort schützt das PDF-Dokument vor unberechtigtem Bearbeiten und Drucken sowie vor Kopieren von Informationen in eine andere Anwendung. Der Benutzer kann die beschriebene Aktion erst nach Eingabe des vom Autor festgelegten Kennworts durchführen.

  1. Wählen Sie die Option Drucken/Bearbeiten des Dokuments/der Sicherheitseinst. einschränken.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche .
  3. Geben Sie im Dialogfeld Berechtigungskennwort eingeben ein Kennwort ein, und bestätigen Sie es.

Das Kennwort wird in Form von Punkten im Feld Berechtigungskennwort des Dialogfelds PDF-Sicherheitseinstellungen angezeigt.

Legen Sie als Nächstes die Aktionen fest, die Sie für das PDF-Dokument zulassen möchten. Diese Zugriffsbeschränkungen werden in der Optionsgruppe   Berechtigungseinstellungen festgelegt.

  1. Mit den Elementen in der Dropdown-Liste Drucken zulässig wird die Berechtigung zum Drucken des PDF-Dokuments aktiviert oder deaktiviert.
  2. Mit den Elementen in der Dropdown-Liste Änderungen zulässig wird die Berechtigung zum Bearbeiten des PDF-Dokuments aktiviert oder deaktiviert.
  3. Mit der Option Kopieren von Text, Bildern und anderem Inhalt zulassen gestatten Sie anderen Benutzern, Inhalte (Text und Bilder) aus dem PDF-Dokument in die Zwischenablage zu kopieren. Wenn Sie dies nicht zulassen möchten, deaktivieren Sie diese Option.
  4. Wenn die Option Bildschirmlesegeräte für das Lesen von Text zulassen aktiviert ist, können Benutzer Inhalte aus dem PDF-Dokument (Text und Bilder) in die Zwischenablage kopieren. Wenn Sie dies nicht zulassen möchten, deaktivieren Sie diese Option.
  • Verschlüsselungsstufe

Über die Dropdown-Liste Verschlüsselungsstufe legen Sie die Verschlüsselungsstufe eines kennwortgeschützten PDF-Dokuments fest.

  1. Niedrig (40 Bit) - kompatibel mit Acrobat 3.0 und höher legt eine niedrige (40 Bit RC4) Verschlüsselungsstufe fest;
  2. Hoch (128 Bit) - kompatibel mit Acrobat 5.0 und höher legt eine 128-Bit-Verschlüsselung auf Grundlage des RC4-Standards fest; Anwender früherer Acrobat-Versionen können das so verschlüsselte PDF-Dokument jedoch nicht öffnen.
  3. Hoch (128 Bit AES) - kompatibel mit Acrobat 7.0 und höher legt eine 128-Bit-Verschlüsselung auf Grundlage des AES-Standards fest; Anwender früherer Acrobat-Versionen können das so verschlüsselte PDF-Dokument jedoch nicht öffnen.

14.01.2020 17:26:18

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