Indexation de documents sur le poste de numérisation
Le poste de numérisation, tout comme le poste d'indexation, vous permet également de spécifier des types de document et d'affecter des attributs utiles aux documents, qui peuvent ensuite être utilisés pour l'une des actions suivantes :
- classification de documents ;
- recherche de documents dans des archives et des systèmes de gestion électronique des documents ;
- vérification des documents manquants immédiatement après la numérisation ;
- autres tâches en lien avec le tri et l'indexation de documents.
Avant de pouvoir commencer l'indexation de vos documents, vous devrez importer des types de document depuis ABBYY FineReader Server.
Importation de types de document
- Ouvrez la boîte de dialogue Propriétés du type de lot, cliquez sur l'onglet Envoyer vers, cochez la case Utiliser ces options d'envoi, puis sélectionnez FineReader Server en tant que destination.
- Dans Options d'envoi de l'onglet Envoyer vers, indiquez l'adresse du serveur hébergeant ABBYY FineReader Server. Cliquez ensuite sur Connecter et sélectionnez le workflow à partir duquel vous souhaitez importer les types de document.
- Dans l'onglet Types de document, cliquez sur le bouton Importer et importez les types de document nécessaires depuis le workflow sélectionné.
Important! Les types de document disponibles et leurs champs d'index sont initialisés lors de l'importation d'un lot. Si une modification est apportée à un type de document, elle n'affecte pas les lots existants.
Important! Si un type de document ou un paramètre d'enregistrement a été précédemment ajouté, il est supprimé du poste de numérisation lors de l'importation des types de documents depuis ABBYY FineReader Server.
- Si nécessaire, spécifiez un type de document par défaut et configurez les champs d'index.
Indexation manuelle de documents
- Sélectionnez le type de lot requis.
- Pour un nouveau lot, sélectionnez le type de lot requis sur la barre d'outils Outils Type de lot (consultez Barres d'outils de la fenêtre principale > Outils Type de lot).
- Pour un lot existant, sélectionnez le type de lot requis dans l'onglet Général de la boîte de dialogue Propriétés du lot.
- Création d'un nouveau document ou sélection d'un document existant si vous avez déjà configuré une séparation automatique des documents (consultez Travailler avec des lots, des documents et des pages).
- Sélectionnez un document et remplissez les champs d'index requis.
Important! Les champs d'index marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires. Il vous sera impossible d'exporter votre lot si l'un des champs obligatoires est laissé vide.
Indexation automatique de documents
Les champs d'index peuvent également être remplis automatiquement.
Voici un exemple d'indexation automatique de documents :
- Dans les paramètres du workflow, créez un nouveau type de document et nommez-le TestDocumentType.
- Ajoutez un champ d'index de type Une seule ligne et nommez-le TestIndexingField.
- Faites de TestDocumentType le type de document par défaut.
- Ouvrez l'éditeur de script d'indexation et insérez le code suivant :
С#
doc.SkipManualIndexing = true;
doc.DocumentType = "TestDocumentType";
- Importez le type de document nouvellement créé dans votre lot (consultez Importation de types de document ci-dessus).
- Dans les paramètres du champ d'index TestIndexingField, entrez la valeur par défaut suivante :Numérisé à : <D> <T>.
Tous les documents créés dans ce type de lot verront désormais dans leur champ d'index TestIndexingField la date et l'heure de numérisation renseignées automatiquement.
26.03.2024 13:49:51