Manual Indexing
Über die Registerkarte Attribute im Hauptfenster können Typ und Attribute des Dokuments angegeben werden.
Um ein Dokument zu indexieren, müssen Sie zuerst seinen Typ angeben. Wählen Sie aus der Dropdownliste Dokumententyp mindestens einen der verfügbaren Typen aus. Die zur Verfügung stehenden Dokumententypen werden durch den Workflow definiert.
Die Attribute werden für jeden angegebenen Dokumententyp definiert. Nachdem der Dokumententyp ausgewählt wurde, erscheinen die Attributfelder. Einige der Attributfelder müssen zwingend ausgefüllt werden. Bevor diese Felder nicht ausgefüllt wurden, kann das Dokument nicht für den Export weitergeleitet werden. Das aktive Feld ist blau hervorgehoben. Wurde der Attributwert eingegeben, wird automatisch das nächste Feld hervorgehoben.
Fahren Sie mit dem Mauszeiger über ein Feld, um ein Tooltip mit der Beschreibung der Einschränkungen für den Wert des Feldtyps anzuzeigen. Entspricht der vom Operator angegebene Wert nicht diesen Beschränkungen, wird eine Warnung mit dem Inhalt angezeigt, dass der Wert nicht erlaubt ist oder das falsche Format besitzt, sobald der Operator auf die Schaltfläche Dokument akzeptieren klickt.
Einige der Felder sind Pflichtfelder, d. h., sie müssen einen Wert enthalten. Ein Dokument mit leeren Pflichtfeldern kann nicht exportiert werden.
Es stehen verschiedene Dokumentattributtypen zur Verfügung:
- Einzelzeile
Enthält nur eine Zeile Text. Im Fenster Indexierung erscheint eine Zeile, in die Sie das Attribut eintragen. Um den Wert eines Einzelzeilenattributs anzugeben, wählen Sie ein Wort oder eine Wortgruppe, oder Sie markieren im Bildfenster den erforderlichen Absatz mit dem Mauszeiger. Der ausgewählte Ausschnitt wird dann als Wert für das angegebene Attribut registriert. Sie können den Attributwert auch über die Tastatur eingeben oder bearbeiten. - Mehrfachzeilen
Enthält mehrere Zeilen Text. Im Fenster Indexierung erscheint ein mehrzeiliges Feld, in das Sie das Attribut eingeben können. Um den Wert eines Mehrzeilen-Attributs anzugeben, wählen Sie ein Wort oder eine Wortgruppe, oder markieren Sie im Bildfenster den erforderlichen Absatz mit dem Mauszeiger. Der ausgewählte Ausschnitt wird dann als Wert für das angegebene Attribut registriert. Sie können den Attributwert auch über die Tastatur eingeben oder bearbeiten. - Kontrollkästchen
Ermöglicht zwei Ausfüllvarianten: gültig oder ungültig. Um dieses Attribut auszufüllen, setzen oder entfernen Sie die Markierung im Fenster Indexierung. - Liste
Ermöglicht mehrere Ausfüllvarianten. Um dieses Attribut auszufüllen, wählen Sie einen der Werte aus der Dropdownliste. - Regulärer Ausdruck
Ähnlich wie das einzeilige Attribut, aber der Wert muss dem vom Administrator für dieses Feld definierten regulären Ausdruck entsprechen. Reguläre Ausdrücke können das Format eines Datums, eine E-Mail-Adresse, einen Betrag usw. definieren. Wörter innerhalb des Dokuments, die dem regulären Ausdruck entsprechen, werden im Bildfenster automatisch farbig hervorgehoben. Für das Ausfüllen des Feldes für den regulären Ausdruck platzieren Sie den Mauszeiger auf dem erforderlichen hervorgehobenen Wort und klicken die linke Maustaste. Sie können den Attributwert auch über die Tastatur eingeben oder bearbeiten. Entspricht der eingegebene Wert jedoch nicht dem regulären Ausdruck, erscheint eine Warnung und das Feld wird rot hervorgehoben. Das Dokument kann von Ihnen solange nicht exportiert werden, bis das Wertformat korrekt ist. - Währung
Der Wert dieses Attributs kann nur eine Zahl sein. Es sind keine anderen Zeichen erlaubt. - Datum
Sie können den Wert dieses Attributs durch die Auswahl eines Datums in einem Kalender angeben. Der Standardwert ist das aktuelle Datum. - Nummer
Das Attribut enthält eine Zahl. - URL
Dieses Attribut muss eine URL enthalten (der Wert muss mit http, https, ftp, smb, file, mailto usw. beginnen).
Sobald das Dokument die Indexierungsstation erreicht, werden dessen Typ und einige der Attribute u. U. bereits automatisch durch ein Skript für die Indexierung ausgefüllt. In diesem Fall ist es Ihnen möglich, die vorausgefüllten Felder zu überprüfen und ggfs. zu korrigieren.
Siehe auch:
3/26/2024 1:49:48 PM