Indexation manuelle

Pour indexer un document, vous devez d'abord définir son type. Sélectionnez un des types disponibles dans la liste déroulante Type de document. Les types de document disponibles sont définis par le workflow.

Les attributs se définissent pour chacun des types de documents spécifiés. Lorsque le type de document a été sélectionné, les champs d'attribut apparaissent. Certains champs d'attributs doivent être renseignés obligatoirement. Le document ne peut pas être envoyé pour exportation avant que ces champs ne soient renseignés. Le champ actif est mis en surbrillance bleue. Lorsque la valeur d'attribut est entrée, le champ suivant est mis en surbrillance automatiquement.

Placez le pointeur de la souris sur un champ pour afficher une info-bulle décrivant les contraintes de valeur du type du champ. Si la valeur spécifiée par l'opérateur ne correspond pas à ces contraintes, un avertissement indiquant que la valeur n'est pas autorisée ou que le format est incorrect sera affiché lorsque l'opérateur clique sur le bouton Accepter le document.

Certains champs sont obligatoires, c-à-d. qu'ils doivent contenir une valeur. Un document dont les champs obligatoires sont vides, ne peut pas être exporté.

Il existe plusieurs types d'attributs de documents :

  • Ligne unique
    Ne contient qu'une seule ligne de texte. Une ligne apparaît sur le Volet Attributs afin que vous spécifiez un attribut. Pour définir la valeur d'un attribut à ligne unique, sélectionnez un mot ou un groupe de mots, ou tracez le contour du paragraphe requis avec le curseur de la souris dans le volet Image. L'élément sélectionné sera enregistré comme valeur de l'attribut spécifié. Vous pouvez également entrer ou modifier la valeur de l'attribut avec le clavier.
  • Plusieurs lignes
    Contient plusieurs lignes de texte. Un champ de plusieurs lignes apparaît sur le Volet Attributs afin que vous spécifiez un attribut. Pour définir la valeur d'un attribut de plusieurs lignes, sélectionnez un mot ou un groupe de mots, ou tracez le contour du paragraphe requis avec le curseur de la souris dans le volet Image. L'élément sélectionné sera enregistré comme valeur de l'attribut spécifié. Vous pouvez également entrer ou modifier la valeur de l'attribut avec le clavier.
  • Case à cocher
    Permet deux variantes de remplissage : valide ou invalide. Pour renseigner cet attribut, placez ou retirez l'indicateur sur le volet Attributs.
  • Liste
    Permet plusieurs variantes de remplissage. Pour renseigner cet attribut, sélectionnez une des valeurs dans la liste déroulante.
  • Expression normale
    Similaire à l'attribut à ligne unique ; toutefois, la valeur doit correspondre à l'expression normale définie par l'administrateur pour ce champ. Les expressions normales peuvent définir le format d'une date, adresse électronique, montant, etc. Les mots au sein du documents qui correspondent à l'expression normale sont automatiquement colorés en surbrillance dans le volet Image. Pour renseigner le champ d'expression normale, pointez le curseur sur le mot en surbrillance puis faites un clic gauche dessus. Vous pouvez également entrer ou modifier la valeur de l'attribut avec le clavier. Cependant, si la valeur saisie ne correspond pas à l'expression normale, un avertissement apparaît et le champ est mis en surbrillance rouge. Il ne vous sera pas possible d'exporter le document avant que le format de la valeur ne soit correct.
  • Case à cocher
    L'attribut ne peut avoir que deux valeurs : true et false.
  • Devise
    La valeur de cet attribut doit être numérique. Aucun autre caractère n'est autorisé.
  • Chiffre
    L'attribut contient un nombre.
  • URL
    Cet attribut doit contenir une URL (la valeur doit commencer par http, https, ftp, smb, file, mailto, etc.).

Lorsque le document arrive dans le poste d'indexation, son type et certains attributs peuvent déjà avoir été renseignés automatiquement par un script d'indexation. Dans ce cas, il vous sera possible de vérifier et, si nécessaire, de corriger les champs déjà renseignés.

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26.03.2024 13:49:50

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