Lưu ở định dạng PDF

PDF là định dạng tài liệu được sử dụng rộng rãi. Tài liệu PDF hiển thị giống nhau trên các máy tính khác nhau, có thể được bảo vệ bằng mật khẩu và rất phù hợp để lưu trữ trong kho lưu trữ điện tử.

Để lưu văn bản của bạn ở định dạng PDF:

  • Nhấp vào mũi tên bên cạnh nút Lưu trên thanh công cụ chính rồi nhấp vào Lưu thành tài liệu PDF…. Nếu định dạng bạn cần không hiển thị trong danh sách, nhấp vào Lưu ở định dạng khác… rồi chọn định dạng mong muốn từ danh sách thả xuống Loại lưu dưới dạng. Hoặc, trên menu Tệp, nhấp vào Lưu tài liệu dưới dạng rồi nhấp vào Tài liệu PDF.

Gợi ý: Các tùy chọn lưu bổ sung sẵn có trong hộp thoại Tùy chọn: nhấp vào Công cụ > Tùy chọn…, nhấp vào tab Lưu rồi nhấp vào tab PDF.

Các tùy chọn lưu trong tab này được nhóm vào các danh mục sau:

Cỡ giấy mặc định

Chọn cỡ giấy sẽ sử dụng để lưu tài liệu ở định dạng PDF từ danh sách thả xuống.

Lưu chế độ

Tùy thuộc vào cách bạn định sử dụng tài liệu điện tử, chọn một trong các tùy chọn sau đây:

  • Chỉ văn bản và hình ảnh

Tùy chọn này chỉ lưu văn bản được nhận dạng và ảnh kết hợp. Trang có thể được tìm kiếm đầy đủ và kích cỡ tệp PDF sẽ nhỏ. Hình thức của tài liệu thu được có thể hơi khác so với bản gốc

  • Văn bản trên hình ảnh trang

Tùy chọn này lưu nền và ảnh của tài liệu gốc và đặt văn bản được nhận dạng trên nền và ảnh. Thông thường, loại PDF này yêu cầu nhiều dung lượng đĩa trống hơn Chỉ văn bản và hình ảnh. Tài liệu PDF thu được có thể được tìm kiếm đầy đủ. Trong một số trường hợp, hình thức của tài liệu thu được có thể hơi khác so với bản gốc.

  • Văn bản dưới hình ảnh trang

Tùy chọn này lưu toàn bộ hình ảnh trang dưới dạng ảnh và đặt văn bản được nhận dạng ở bên dưới ảnh đó. Sử dụng tùy chọn này để tạo tài liệu có thể tìm kiếm đầy đủ trông gần như tài liệu gốc.

  • Chỉ hình ảnh trang

Tùy chọn này lưu hình ảnh chính xác của trang. Loại tài liệu PDF này gần như không thể phân biệt được với tài liệu gốc nhưng tệp này sẽ không thể tìm kiếm được.

Tùy thuộc vào chế độ lưu mà bạn chọn, một số tùy chọn sau sẽ khả dụng:

  • Giữ màu văn bản và nền

Chọn tùy chọn này để giữ lại màu phông chữ và nền khi lưu ở định dạng PDF.

  • Giữ lại đầu trang và chân trang

Giữ nguyên đầu trang và chân trang trong tài liệu đầu ra.

  • Tạo mục lục

Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn tạo mục lục từ các tiêu đề tài liệu.

  • Cho phép PDF được gắn thẻ

Chọn tùy chọn này để thêm thẻ PDF vào tài liệu PDF đầu ra.

Ngoài văn bản và ảnh, các tệp PDF có thể chứa thông tin về cấu trúc tài liệu như các phần lôgic, ảnh và bảng. Thông tin này được mã hóa trong thẻ PDF. Tệp PDF được trang bị những thẻ PDF này có thể được sắp xếp lại để vừa với các kích cỡ màn hình khác nhau và sẽ hiển thị tốt trên các thiết bị cầm tay.

  • Nén hình ảnh bằng MRC

Chọn tùy chọn này để giữ lại chất lượng hình ảnh của văn bản và ảnh trong tài liệu được nén cao.

  • Áp dụng ABBYY PreciseScan để làm mịn các ký tự trên hình ảnh

Chọn tùy chọn này để làm mịn các ký tự trong tài liệu bằng công nghệ PreciseScan của ABBYY, làm cho chúng ít bị hiệu ứng răng cưa hơn.

Cài đặt hình ảnh

Tệp thu được có thể khá lớn nếu văn bản của bạn chứa nhiều ảnh hoặc nếu bạn chọn để lưu hình ảnh trang cùng với văn bản được nhận dạng. Để điều chỉnh kích cỡ tệp thu được và chất lượng ảnh, chọn một trong các tùy chọn từ danh sách thả xuống Cài đặt hình ảnh:

  • Chất lượng tốt nhất (độ phân giải hình ảnh nguồn)

Chọn tùy chọn này để lưu giữ chất lượng ảnh hoặc hình ảnh trang. Độ phân giải ban đầu của hình ảnh nguồn sẽ được giữ nguyên.

  • Cân bằng

Chọn tùy chọn này để giảm kích cỡ của tệp PDF trong khi giữ chất lượng của ảnh hoặc hình ảnh trang ở mức độ tương đối cao.

  • Kích cỡ nhỏ gọn

Chọn tùy chọn này để thu được tệp PDF có kích cỡ nhỏ. Độ phân giải của ảnh và hình ảnh trang sẽ giảm xuống 300 dpi, làm ảnh hưởng đến chất lượng của chúng.

  • Tùy chỉnh…

Chọn tùy chọn này để tạo cài đặt hình ảnh trang và ảnh riêng của bạn trong hộp thoại Cài đặt tùy chỉnh.

Gợi ý: Nếu bạn không muốn lưu ảnh trong văn bản được nhận dạng, đảm bảo tùy chọn Giữ lại ảnh không được chọn.

Cài đặt phông chữ

Khi lưu văn bản ở định dạng PDF, bạn có thể sử dụng phông chữ Adobe hoặc các phông chữ Windows được cài đặt trên máy của bạn. Để chỉ định bộ phông chữ sẽ được sử dụng, chọn một trong các tùy chọn sau từ danh sách thả xuống:

  • Sử dụng phông chữ định trước

Tệp PDF sẽ sử dụng phông chữ Adobe, ví dụ: Times New Roman, Arial, Courier New.

  • Sử dụng phông chữ Windows

Tệp sẽ sử dụng những phông chữ Windows được cài đặt trên máy tính của bạn.

Để nhúng phông chữ trong tài liệu PDF, chọn tùy chọn Phông chữ đã nhúng. Tùy chọn này sẽ đảm bảo phông chữ của tài liệu sẽ trông giống nhau trên tất cả các máy tính, nhưng cũng sẽ tăng kích cỡ của tệp thu được. Tùy chọn Phông chữ đã nhúng chỉ khả dụng nếu tùy chọn Chỉ văn bản và hình ảnh hoặc Văn bản trên hình ảnh trang được chọn.

Cài đặt bảo mật PDF

Bạn có thể sử dụng mật khẩu để tránh tài liệu PDF của bạn bị mở, in hoặc chỉnh sửa trái phép. Để thay đổi cài đặt bảo mật PDF, nhấp vào nút Cài đặt bảo mật PDF… và chọn cách bạn muốn bảo vệ tài liệu của mình trong hộp thoại mở ra.

  • Mật khẩu mở tài liệu

Mật khẩu này bảo vệ tài liệu PDF không bị mở trái phép. Người dùng sẽ chỉ có thể mở tài liệu sau khi nhập mật khẩu do tác giả chỉ định.

Để đặt mật khẩu cho tài liệu của bạn:

  1. Chọn tùy chọn Yêu cầu mật khẩu để mở tài liệu.
  2. Nhấp vào nút .
  3. Nhập mật khẩu trong hộp thoại Nhập mật khẩu mở tài liệu và xác nhận mật khẩu.

Mật khẩu bạn đã chỉ định sẽ được hiển thị dưới dạng các chấm trong trường Mật khẩu mở tài liệu của hộp thoại Cài đặt bảo mật PDF.

  • Mật khẩu thiết lập quyền

Mật khẩu này bảo vệ tài liệu PDF không bị chỉnh sửa trái phép và in cũng như sao chép thông tin sang ứng dụng khác. Người dùng sẽ chỉ có thể thực hiện thao tác được mô tả sau khi nhập mật khẩu do tác giả chỉ định.

  1. Chọn tùy chọn Giới hạn in và chỉnh sửa tài liệu và các cài đặt bảo mật của nó.
  2. Nhấp vào nút .
  3. Trong hộp thoại Nhập mật khẩu cấp quyền, nhập mật khẩu của bạn và xác nhận mật khẩu.

Mật khẩu bạn đã chỉ định sẽ được hiển thị dưới dạng các chấm trong trường Mật khẩu quyền của hộp thoại Cài đặt bảo mật PDF.

Tiếp theo, chọn thao tác bạn muốn cho phép người dùng thực hiện với tài liệu PDF. Những hạn chế này được đặt trong nhóm tùy chọn  Cài đặt quyền.

  1. Các mục trong danh sách thả xuống Cho phép in cho phép bạn được in hoặc không được in tài liệu.
  2. Các mục trong danh sách thả xuống Cho phép thay đổi cho phép bạn được chỉnh sửa hoặc không được chỉnh sửa tài liệu.
  3. Nếu tùy chọn Cho phép sao chép văn bản, hình ảnh và nội dung khác được chọn, người dùng sẽ có thể sao chép nội dung của tài liệu PDF (văn bản và hình ảnh) vào bộ nhớ tạm. Nếu bạn muốn cấm các thao tác đó, đảm bảo tùy chọn này được bỏ chọn.
  4. Nếu tùy chọn Cho phép trình đọc màn hình đọc văn bản được chọn, người dùng sẽ có thể sao chép nội dung của tài liệu PDF (văn bản và hình ảnh) vào bộ nhớ tạm. Nếu bạn muốn cấm các thao tác đó, đảm bảo tùy chọn này được bỏ chọn.
  • Mức mã hóa

Các mục trong danh sách thả xuống Cấp độ mã hóa cho phép bạn đặt loại mã hóa cho tài liệu PDF được bảo vệ bằng mật khẩu.

  1. Thấp (40 bit) - tương thích với Adobe Acrobat 3.0 trở lên đặt mức mã hóa thấp 40 bit dựa trên chuẩn RC4.
  2. Cao (128 bit) - tương thích với Adobe Acrobat 5.0 trở lên đặt mức mã hóa cao 128 bit dựa trên chuẩn RC4, nhưng người dùng các phiên bản Adobe Acrobat cũ hơn sẽ không thể mở tài liệu PDF có loại mã hóa này.
  3. Cao (128 bit AES) - tương thích với Adobe Acrobat 7.0 trở lên đặt mức mã hóa cao 128 bit dựa trên chuẩn AES, nhưng người dùng các phiên bản Adobe Acrobat cũ hơn sẽ không thể mở tài liệu PDF có loại mã hóa này.

11/2/2018 5:31:22 PM


Please leave your feedback about this article