Russian (Русский) - Change language

Проверка позиций инвойса

Заказ на покупку — документ, являющийся предложением покупателя продавцу и содержащий информацию о типе, количестве и согласованной цене товара или услуги, предоставляемой покупателю продавцом.

Многие компании ведут учёт заказов, а выставленные поставщиком инвойсы содержат номер заказа, по которому нужно произвести оплату. Это позволяет при обработке инвойса сверять продукты или услуги, за которые выставлен инвойс, их количество и цены с теми, которые указаны в соответствующем заказе.

Например, инвойсы, которые автоматически совпали с подтвержденным ранее заказом, могут пропускать этап верификации.

По умолчанию сравнение позиций инвойса с заказом отключено.

Как включить сравнение позиций инвойса с заказом

I. Включите соответствующую возможность ABBYY FlexiCapture for Invoices.

  1. В меню Проект выберите пункт Определения Документов....
  2. В открывшемся окне нажмите кнопку Редактировать....
  3. В меню Определение документа выберите пункт Свойства определения документа....
  4. В открывшемся окне перейдите на вкладку Настройки определения документов.
  5. Нажмите кнопку Редактировать...справа от группы Дополнительные поля и возможности. Откроется окно Свойства определения документа.
  6. Отметьте Сравнение с заказом на поставку.

II. Подключите базу данных заказов.

  1. В главном меню Редактора определения документа выберите Определение документа → Свойства определения документа....
  2. В открывшемся диалоге перейдите на вкладку Наборы данных.
    Набор данных — это таблица, которая задаёт структуру данных, может хранить сами данные или может брать данные из внешней базы данных.
  3. Выберите в списке PurchaseOrders и нажмите кнопку Настроить....
    Обратите внимание на структуру подключаемых данных. См. Столбцы Набора данных PurchaseOrders.
    Если в вашей базе данных нет таблицы с данной информацией, возможно, вам придётся сформировать соответствующее представление средствами базы данных.
  4. В диалоге Наборы данных (PurchaseOrders) задайте строку соединения с ODBC-совместимой базой данных заказов, укажите схему и выберите нужную таблицу или представление в базе данных.
  5. Задайте соответствие между столбцами Набора данных и внешней базой данных.

Теперь на инвойсе будут находиться номера заказов и их суммы и сравниваться с записями в базе данных заказов.

III. Подключение базы данных позиций заказов

При необходимости повторите шаги 1 и 2 из предыдущего пункта, чтобы открыть вкладку Наборы данных диалогового окна Свойства определения документа....

  1. Выберите в списке PurchaseOrdersItems и нажмите кнопку Настроить....
    Обратите внимание на структуру подключаемых данных. См. Столбцы Набора данных PurchaseOrdersItems.
    Важно, что номер заказа должен совпадать с номером заказа, указанным в базе данных заказов, Набор данных: PurchaseOrders — данный столбец является обязательным. Все остальные столбцы являются опциональными.
    Если в вашей базе данных нет таблицы с данной информацией, возможно, вам придётся сформировать соответствующее представление (view) средствами базы данных.
  2. В диалоге Набор данных (PurchaseOrdersItems) задайте строку соединения с ODBC-совместимой базой данных заказов, укажите схему и выберите нужную таблицу или представление в базе данных.
  3. Задайте соответствие между столбцами Набора данных и внешней базой данных.

Также см. Алгоритм поиска основных полей.

IV. Включите извлечение позиций инвойса

См. Дополнительные поля.

V. Настройте список правил для сравнения

Для реализации сопоставления инвойса заказу ABBYY FlexiCapture for Invoices имеет несколько предопределенных проверок. Администратору необходимо включить те проверки, которые требуется выполнять для данного проекта, для этого необходимо открыть вкладку Правила диалога настроек определения документа.

Правило Описание Где хранится Состояние по умолчанию
Check purchase order number and amount Проверяет соответствие номера заказа и суммы, извлечённых из инвойса, с заказами в Наборе данных PurchaseOrders. PurchaseOrder Включено
Match invoice line item with order item Проверяет соответствие позиции инвойса позиции заказа. В настройках правила можно задать список полей для сравнения и способ сравнения. LineItems Включено,если включена опция Извлечение позиций
Check invoice line items count against order items count Проверяет, что количество позиций в заказе равно количеству позиций инвойса, связанных с данным заказом. PurchaseOrder Выключено
Check if invoice line items are matched with unique order items Проверяет, что несколько позиций инвойса не сопоставлены с одной и той же позицией заказа. PurchaseOrder Выключено
Collect matched order items (necessary for proper work of PO Matching at items level) Cобирает список позиций заказа, которые уже сопоставлены позициям инвойса. Это необходимо, чтобы при ручном сопоставлении позиций показывать оператору список только еще не сопоставленных позиций заказа. PurchaseOrder Включено

Как сравнивать позиции инвойса с заказом

ABBYY FlexiCapture for Invoices предлагает несколько способов сравнения инвойса с заказом:

  • сравнение номера и суммы инвойса с заказом (сравнение заголовка инвойса),
  • попозиционное сравнение инвойса с заказом или заказами (сравнение позиций инвойса).

Сравнение номера и суммы инвойса с заказом

В процессе верификации инвойса в редакторе документа в случае, если включена возможность Сравнение с заказом на поставку, на форме документа будет отображаться группа Purchase Orders.

Для каждого заказа, найденного на изображении инвойса, будет отображаться элемент группы, состоящий из:

  • номера заказа
  • суммы заказа
  • кнопки Details...
  • галочки Order Checked

При нажатии кнопки Details... будут отображены детали заказа (если администратор подключил соответствующую базу данных с деталями заказов) внизу окна изображения документа для удобства сравнения позиций инвойса с позициями заказа.

Чтобы подтвердить соответствие инвойса заказу, вы можете отметить галочку Order Сhecked. Эта галочка может быть включена только вручную. Она обозначает, что оператор проверил и подтверждает соответствие заказу значений полей инвойса Order Number и Total. После включения этой галочки автоматическая проверка значений полей правилом не выполняется.

Если какой-либо из заказов на изображении не найден и не отображается на форме данных, нажмите на ссылку Добавить экземпляр 'Purchase Order' внизу группы Purchase Orders. Будет добавлен пустой элемент группы Purchase Orders. Заполните значения полей Order Number и Total, указав значения на изображении или введя их с клавиатуры. Введённые значения будут автоматически проверены по базе данных заказов с помощью правила.

Попозиционное сравнение инвойса с заказом

Для сопоставления инвойса с заказом можно использовать позиции, извлеченные из инвойса. Также может потребоваться подобрать для каждой позиции инвойса соответствующую позицию заказа.

Если включено извлечение позиций инвойсов, на форме данных будет отображаться группа Line Items, содержащая позиции, извлеченные из изображения инвойса.

ABBYY FlexiCapture автоматически сопоставляет позициям инвойса позиции из заказа. Чтобы сопоставить позиции вручную, необходимо нажать на кнопку внутри столбца OrderItemId и выбрать позицию заказа из списка в появившемся диалоге.

Если позиции инвойса невозможно сопоставить позицию заказа, однако эта позиция не является ошибочной, оператору требуется отметить галочку Is valid для данной позиции.

В зависимости от настроек, заданных администратором, правила автоматически проверяют:

  • что количество позиций в заказе равно количеству позиций инвойса, отнесённых к данному заказу,
  • что все позиции инвойса сопоставлены разным позициям заказа, либо вручную отмечены оператором как валидные.

14.01.2021 14:17:24


Please leave your feedback about this article