Экспорт документов в библиотеку SharePoint

Программа ABBYY FlexiCapture позволяет настроить экспорт документов в библиотеку документов Microsoft™ SharePoint. В результате можно получить библиотеку изображений документов, а дополнительные колонки для каждого документа будут заполнены значениями определенных полей.

Замечание.

1. ABBYY FlexiCapture поддерживает следующие версии Microsoft™ SharePoint: MS SharePoint 2013, MS SharePoint 2016, MS SharePoint 2019 и MS SharePoint 365.
2. Для настройки и осуществления экспорта в SharePoint достаточно прав участника (contributor).
3. Колонки в SharePoint, в которые планируется записывать данные, могут иметь тип Однострочный текст, Многострочный текст, Число, Денежное значение, Дата и время, Управляемые метаданные, Подстановка, Да/Нет (дополнительно см. Преобразование типов данных в SharePoint 2013).
4. В настройках Internet Information Services (IIS) для сайта SharePoint должна быть отмечена опция Enable Kernel-mode authentication.

   Показать скриншот

   

Если данный режим отключен, то при экспорте появится следующее сообщение об ошибке: "Cannot connect to SharePoint server: Unauthorized access to SharePoint server".

Чтобы настроить экспорт в SharePoint, выполните следующие действия:

1. В окне Редактора определения документа выберите пункт меню Определение документа → Настройки экспорта....
2. Нажмите кнопку Добавить...
3. Выберите значение  Экспорт в SharePoint в поле Тип.
4. Укажите, является ли экспорт обязательным.
5. Настройте условия экспорта:

• Укажите, какие документы (с ошибками и / или без) будут экспортироваться и нажмите кнопку Далее>.
• Если необходимо, укажите при каких значениях выбранного поля будет запускаться данный профиль экспорта. Для этого отметьте опцию Условие для поля: и нажмите  Настроить….

6. Настройте подключение к SharePoint и соответствие полей.

Для настройки подключения нажмите Подключение…. В открывшемся меню укажите:

• URL сервера (например, http://myserver) – введите адрес сервера, где находятся ваши библиотеки SharePoint. Ниже отображается состояние соединения, если соединения нет, его можно восстановить с помощью кнопки Подключение....
• C помощью кнопки Настройки соединения... можно настроить параметры аутентификации (по умолчанию используются параметры аутентификации для входа в Windows) и настройки прокси-сервера, если это необходимо.
  Замечание. Для подключения к MS SharePoint 365 необходимо выбрать способ аутентификации Использовать SharePoint Online, указать имя пользователя SharePoint и пароль.
• После соединения с сервером SharePoint выберите библиотеку из списка Выберите библиотеку SharePoint.
• Нажмите кнопку Обзор... и укажите папку в библиотеке.
• Выберите тип содержимого для документов в поле Тип содержимого (поддержано начиная с SharePoint 2007). В этом случае экспорт значений можно будет настроить в поля, относящиеся к выбранному типу содержания.
  Замечание. Тип содержимого - список типов содержимого, заданных пользователем в SharePoint. Поля SharePoint, доступные для маппинга, зависят от выбранного типа содержимого.
• Выберите режим добавления файла из списка.

7. Далее нужно настроить, какие поля определения документа будут экспортироваться и куда. Для этого нажмите на кнопку Соответствие полей... и произведите необходимые настройки в открывшемся диалоге Соответствие полей. В этом диалоге нужно поставить в соответствие полям определения документа колонки документов в SharePoint. Поля определения документа отображаются слева. Для каждого экспортируемого поля определения (кроме групп и таблиц) можно выбрать еще не занятую колонку в SharePoint.

8. Укажите параметры сохранения изображений и нажмите кнопку Далее>.

• При сохранении изображений в файлы укажите папку и формат имени файлов (окно вызывается с помощью кнопки Редактировать...). Если в указанной директории не существует папки с таким названием, то она будет создана автоматически.
  Замечание. Общая длина пути файла, включая имя, не должна превышать установленных операционной системой ограничений (260 символов для ОС Windows).
  Замечание. Не рекомендуется использовать в имени файла следующие спецсимволы: ~, #, %, &, {, }.
• При необходимости укажите поля, изображения которых необходимо скрывать при экспорте.

9. Укажите параметры хранения изображений и нажмите кнопку Далее>.

• Выберите формат хранения изображений, задайте качество и цвет.
• Чтобы изменить разрешение исходных изображений, отметьте опцию Изменить разрешение на и введите разрешение или выберите нужное из списка.
• Если вы выбрали формат PDF или PDF/A для хранения изображений, то вы также можете создать PDF с возможностью поиска.

10. Введите имя профиля экспорта и нажмите кнопку Завершить.

В результате экспорта документы будут сохранены в библиотеке SharePoint со статусом Checked In. Каждому документу будут соответствовать колонки со значениями из определенных полей документа. Эти значения можно использовать для поиска и индексации документов.