Verwendung von Datensätzen zur Verbesserung der Erkennung

Manchmal können Lieferanten zuverlässiger erkannt werden, wenn Sie einen Datensatz von möglichen Anbietern sammeln und verwenden. Ein solcher Datensatz ermöglicht es Benutzern auch, benutzerdefinierte Ausgabentypen für bestimmte Lieferanten anzugeben. Wenn Firmenmitarbeiter beispielsweise normalerweise Büromaterial und Schreibwaren von einem bestimmten Lieferanten kaufen, können Sie "Büromaterial" als Ausgabenart für diesen Lieferanten angeben. Jetzt wird für alle erfassten Belege von diesem Lieferanten der Ausgabentyp automatisch in "Büromaterial" geändert.

Die Felder und Regeln für Datensatzüberprüfungen sind standardmäßig deaktiviert. Um sie zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor.

  1. Aktivieren Sie im Dokumentdefinitionseditor die folgenden Felder, indem Sie auf Bei Überprüfung anzeigen auf der Registerkarte Allgemein im Dialogfeld Feldeigenschaften klicken: VendorID_Dataset, VendorName_Dataset, VendorExpenseType_Dataset und FinalExpenseType.
  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Eigenschaften der Dokumentdefinition die folgenden Regeln: Überprüfung der Lieferantendatenbank, Ausgabentyp kopieren und Firmenname kopieren.
  3. Um während der Verifizierung Lieferanten suchen zu können, fügen Sie dem Datenformular eine Schaltfläche hinzu (klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular und wählen Sie Schaltfläche einfügen im Kontextmenü oder klicken Sie auf Formular → Steuerung einfügen → Schaltfläche). Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die RegisterkarteFormat und wählen Sie Datenbanksuche als Aktionstyp aus und wählen Sie die Regel Überprüfung der Lieferantendatenbank aus.
  4. Speichern und veröffentlichen Sie Ihre Dokumentdefinition.

Die Namen der Lieferanten werden dem Datensatz jedes Mal automatisch hinzugefügt, wenn das Programm einen neuen Namen auf einem Beleg feststellt. Wenn Ihr Lieferantendatensatz wächst, können die Lieferanten vom Programm zuverlässiger erkannt werden.

Um den Lieferantendatensatz zu bearbeiten oder einen bestimmten Lieferanten während der Überprüfung zu finden, klicken Sie auf die Schaltfläche, die Sie dem Datenformular hinzugefügt haben, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Datensatz bearbeiten, Datensatz hinzufügen, Daten zurücksetzen oder Auswählen, je nachdem, welche Aktion Sie durchführen möchten (ausführliche Informationen finden Sie unter Suchen von Lieferanten und Geschäftseinheiten in der Datenbank). Beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Datensatzes können Sie einen für den jeweiligen Lieferanten typischen Ausgabentyp angeben. Wenn ein Benutzer das nächste Mal einen Beleg von diesem Lieferanten erfasst, wird dieser Ausgabentyp im Feld Ausgabentyp (endgültig) angezeigt.

4/13/2021 11:12:26 AM


Please leave your feedback about this article